Chatbot für Immobilienmakler: So richten Sie ihn ein
Käufer und Mieter richten sich nicht nach Bürozeiten. Sie stöbern abends in Angeboten, fragen sich, wie es mit Gebühren, Gegenden oder Besichtigungen aussieht, und wechseln zur nächsten Agentur, wenn niemand antwortet. Ein Chatbot auf Ihrer Website kann diese Fragen zu jeder Uhrzeit aus Ihren eigenen Seiten beantworten und die Angaben interessierter Besucher für Ihr Team speichern. Das Gespräch mit einem Menschen ersetzt er nicht, und er sollte auch nicht so tun. Hier sehen Sie in fünf Schritten, wie Sie ihn einrichten, und zwar nur mit dem, was er wirklich kann.
Schritt 1: Die Fragen von Käufern und Mietern auflisten
Öffnen Sie Ihr Postfach, die Nachrichten aus Ihrem Kontaktformular und Ihre Gesprächsnotizen. Notieren Sie die Fragen, die Sie am häufigsten beantworten: welche Gegenden Sie abdecken, wie der Kauf- oder Mietprozess abläuft, welche Gebühren anfallen, welche Unterlagen nötig sind, wie man eine Besichtigung vereinbart. Schreiben Sie jede Frage in den Worten des Besuchers auf. Sortieren Sie sie in Fragen mit einer gleichbleibenden Antwort, etwa zu Ihrem Ablauf und Ihren Gebühren, und in Fragen, die vom Tag abhängen, etwa ob eine Immobilie noch verfügbar ist. Die erste Gruppe beherrscht der Chat gut, die zweite sollte er an Ihr Team weitergeben.
Schritt 2: Ihre Angebote und wichtigen Seiten hinzufügen
Erstellen Sie Ihren Chat und geben Sie die Adresse Ihrer Website ein. Wählen Sie die Seiten aus, von denen der Chat lernen soll: Angebotsseiten, Ratgeber zu Gegenden, Schritte zum Kaufen und Mieten sowie Gebührenseiten. Für alles, was nicht auf der Website steht, können Sie PDFs, Word-Dateien und Text hinzufügen. Seiten hinter einem Login können nicht gelesen werden. OneType antwortet aus den Seiten und Dateien, die Sie hinzufügen; es verbindet sich weder mit Immobilienportalen noch mit Buchungs-, Bestell- oder Kassensystemen. Wenn sich Ihre Seiten ändern, werden Ihre Quellen nach dem Zeitplan Ihres Tarifs erneut gelesen oder auf Abruf mit „Sync now“. Stellen Sie dem Chat im Test-Chat echte Fragen und prüfen Sie, ob jede Antwort die Seite zeigt, aus der sie stammt.
Schritt 3: Festlegen, was passiert, wenn er nicht antworten kann
Manche Fragen stehen nicht auf Ihren Seiten. Der Chat nennt nie einen Preis, ein Datum oder eine Bedingung, die Ihre Seiten nicht enthalten: Enthalten Ihre Inhalte keine Antwort, sagt er das und bietet einen nächsten Schritt an. Legen Sie diesen Schritt fest: ein Kontaktformular, eine Entschuldigung oder eine Person aus Ihrem Team. Ist die Übergabe eingeschaltet, wofür ein kostenpflichtiger Tarif nötig ist, kann ein Besucher zu den von Ihnen festgelegten Zeiten nach einer Person fragen, und Ihr Team erhält den Chat mit einer kurzen Zusammenfassung dessen, was er möchte. Außerhalb dieser Zeiten oder wenn niemand online ist, erhält der Besucher stattdessen ein Kontaktformular. Für Formulierungen, die immer gleich sein müssen, etwa wie Ihre Gebühren beschrieben werden, schreiben Sie eine gespeicherte Antwort.
Schritt 4: Leads mit Einwilligung erfassen
Ein Besucher wird zum Lead über das Kontaktformular im Chat, das eine E-Mail-Adresse verlangt, oder indem er im Gespräch eigene Angaben tippt, die je nach den Einstellungen des Agenten gespeichert werden können. Jeder Lead landet mit seiner Unterhaltung und der zuletzt gestellten Frage in „Contacts“, sodass Ihre erste Nachricht sie beantworten kann. Der Agent speichert nur, was der Besucher über sich selbst getippt hat, und hält nie von sich aus eine Marketing-Einwilligung fest; ein optionales Marketing-Opt-in wird mit dem Zeitpunkt gespeichert, zu dem es erteilt wurde. Ihr Team wird über die Glocke im Dashboard und per E-Mail benachrichtigt, bei Tarifen mit Integrationen auch in Slack oder Discord, sobald Sie diese verbinden. Eine Benachrichtigung zeigt den Namen (falls angegeben) und welche Felder offen blieben, nie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Fügen Sie den Chat mit einem Script-Tag zu Ihrer Website hinzu und prüfen Sie, ob OneType „Live on“ gefolgt von der Adresse Ihrer Website anzeigt.
Schritt 5: Die Unterhaltungen prüfen und Lücken schließen
Lesen Sie nach einer Woche die Unterhaltungen und die Liste der Fragen, die der Chat nicht beantworten konnte, nach Bedeutung gruppiert und mit einer Anzahl, die häufigsten zuerst. Jede Gruppe ist nur eine Antwort davon entfernt, abgedeckt zu sein: Schreiben Sie sie als gespeicherte Antwort oder fügen Sie sie einer Seite hinzu. Zu Ihren eigenen Systemen: Eine CRM-Integration ist noch nicht verfügbar. Exportieren Sie Kontakte als CSV-Datei oder senden Sie jeden neuen Lead mit signierten Webhooks an Ihr eigenes System; dafür ist ein Tarif nötig, der Webhooks enthält. Kann er Besichtigungen buchen? Heute nicht: Er kann die Angaben und die Frage des Besuchers erfassen, damit Ihr Team Kontakt aufnehmen und einen Termin vereinbaren kann.
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