KI-Chatbot für Vereine und gemeinnützige Organisationen: Mitgliederfragen direkt von Ihrer Website aus beantworten
Ein Verein oder eine gemeinnützige Organisation wird oft von wenigen Menschen mit wenig freier Zeit geführt, und jede Woche kommen dieselben Fragen: Wie werde ich Mitglied, wann ist das nächste Treffen, was kostet die Mitgliedschaft, wie erreiche ich den Vorstand, wo treffen wir uns? Besucher fragen abends, wenn niemand im Dienst ist. Ein KI-Chatbot auf Ihrer eigenen Website kann diese Fragen zu jeder Uhrzeit beantworten, zeigen, woher jede Antwort stammt, und eine Nachricht für Ihr Team hinterlassen, wenn er nicht weiterhelfen kann. Dieser Ratgeber zeigt in fünf Schritten, wie Sie einen einrichten.
Schritt 1: Die Fragen von Mitgliedern und Besuchern auflisten
Öffnen Sie Ihr Postfach, die Nachrichten aus dem Kontaktformular und die Nachrichten aus sozialen Netzwerken der letzten Monate und notieren Sie, was am häufigsten gefragt wird. Typisch sind Fragen dazu, wie man beitritt oder verlängert, wann Treffen und Veranstaltungen stattfinden, wo Sie sich treffen, wen man kontaktiert, was Sie tun und wie man sich ehrenamtlich engagiert oder hilft. Schreiben Sie jede Frage in den Worten der Fragenden auf. Sortieren Sie sie in Fragen mit einer gleichbleibenden Antwort, die zu einem Chatbot passen, und in Fragen, die von einer Person oder einer Situation abhängen und jemanden aus Ihrem Team erfordern.
Schritt 2: Die Antworten auf Seiten stellen, die der Chat lesen kann
Der Chat kann nur aus dem antworten, was er lesen kann. Achten Sie darauf, dass jede Antwort als einfacher Text auf einer öffentlichen Seite Ihrer Website steht: Über uns, Mitgliedschaft, Veranstaltungen, Kontakt, FAQ. Newsletter, Satzungen und Terminpläne liegen oft als PDF- oder Word-Dokumente vor, und Sie können diese als Dateien hinzufügen. Erstellen Sie Ihren Chat, geben Sie Ihre Website-Adresse ein und wählen Sie die Seiten aus, von denen er lernen soll. Seiten hinter einem Login, etwa ein Bereich nur für Mitglieder, können nicht gelesen werden. Jede Antwort enthält neben dem Satz eine nummerierte Quelle, damit ein Besucher die zugrunde liegende Seite öffnen kann, und standardmäßig antwortet der Chat nur aus den Quellen, die Sie hinzugefügt haben.
Schritt 3: Exakte Antworten für Fakten schreiben, die nicht variieren dürfen
Termine der Treffen, der Weg zum Mitgliedsantrag und Ihre Kontaktdaten sollten jedes Mal gleich beantwortet werden. Schreiben Sie dafür auf der Seite „Knowledge“ eine gespeicherte Antwort. Fügen Sie die Frage so hinzu, wie ein Mitglied sie stellen würde, ergänzen Sie bis zu fünf weitere Formulierungen der Frage, schreiben Sie die Antwort und wählen Sie „Reply with this answer exactly“. Eine gespeicherte Antwort ist sofort aktiv, sobald Sie sie speichern, ohne auf eine Synchronisierung zu warten. Ihre Seiten ändern sich, wenn sich der Terminplan ändert, und OneType liest Ihre Website nach einem Zeitplan erneut und aktualisiert nur, was sich geändert hat.
Schritt 4: Fragen in der eigenen Sprache ermöglichen
Viele Vereine und gemeinnützige Organisationen betreuen Mitglieder, die mehr als eine Sprache sprechen. Der Chat antwortet in der Sprache, in der die jeweilige Person schreibt, auch wenn Ihre Seiten nur in einer Sprache vorliegen, und die zitierten Quellen bleiben Ihre Originalseiten. Testen Sie ihn mit einer Frage in einer anderen Sprache, die Sie prüfen können, und stellen Sie eine Frage, die Ihre Seiten nicht abdecken: Der Chat sollte sagen, dass er es nicht weiß, und den nächsten Schritt anbieten, den Sie gewählt haben.
Schritt 5: Festlegen, was passiert, wenn niemand erreichbar ist, und die Fragen auswerten
Legen Sie fest, was der Chat tut, wenn er nicht antworten kann. Er kann ein Kontaktformular anzeigen, das eine E-Mail-Adresse verlangt, damit ein Ehrenamtlicher antworten kann, sobald er wieder da ist. Die Übergabe an einen Menschen ist ausgeschaltet, bis Sie sie für einen Agenten einschalten; ist sie eingeschaltet, kann ein Besucher innerhalb der von Ihnen festgelegten Öffnungszeiten und solange jemand aus Ihrem Team online ist, nach einer Person fragen. Öffnen Sie nach einer Woche die Fragen, die der Chat nicht beantworten konnte: Sie sind nach Bedeutung gruppiert und mit einer Anzahl versehen, sodass Sie sehen, was Sie einer Seite hinzufügen oder in eine gespeicherte Antwort verwandeln sollten.
Probieren Sie es auf der Website Ihres Vereins oder Ihrer Organisation aus
Erfahren Sie, wie gespeicherte Antworten wichtige Fakten exakt halten, sehen Sie sich die Seite für Vereine und gemeinnützige Organisationenan, lesen Sie, wie der Chat auf Ihrer Website trainiert wird, oder starten Sie kostenlos.