Chatbot IA pour associations et clubs : répondez aux questions des membres depuis votre site web
Un club ou une association est souvent animé par quelques personnes qui ont peu de temps libre, et les mêmes questions arrivent chaque semaine : comment adhérer, quand a lieu la prochaine réunion, combien coûte l'adhésion, comment joindre le comité, où nous retrouvons-nous. Les visiteurs posent leurs questions le soir, quand personne n'est de permanence. Un chatbot IA construit sur votre propre site web peut répondre à ces questions à toute heure, montrer d'où vient chaque réponse et laisser un message à votre équipe quand il ne peut pas aider. Ce guide montre comment en mettre un en place en cinq étapes.
Étape 1 : listez les questions des membres et des visiteurs
Ouvrez votre boîte de réception, les messages du formulaire de contact et les messages sur les réseaux sociaux des derniers mois, et notez ce que les gens demandent le plus. Les plus courantes sont comment adhérer ou renouveler, les horaires des réunions et des événements, le lieu de rencontre, qui contacter, ce que vous faites et comment devenir bénévole ou aider. Écrivez chacune avec les mots de la personne qui la pose. Triez-les entre questions à réponse stable, qui conviennent à un chatbot, et questions qui dépendent d'une personne ou d'une situation, qui demandent quelqu'un de votre équipe.
Étape 2 : mettez les réponses sur des pages que le chat peut lire
Le chat ne peut répondre qu'à partir de ce qu'il peut lire. Veillez à ce que chaque réponse soit écrite en texte brut sur une page publique de votre site web : à propos, adhésion, événements, contact, FAQ. Les lettres d'information, les règlements et les calendriers de réunions se trouvent souvent dans des documents PDF ou Word, que vous pouvez ajouter comme fichiers. Créez votre chat, saisissez l'adresse de votre site web et choisissez les pages dont il doit s'inspirer. Les pages derrière une connexion, comme un espace réservé aux membres, ne peuvent pas être lues. Chaque réponse porte une source numérotée à côté de la phrase, pour qu'un visiteur puisse ouvrir la page concernée, et par défaut le chat répond uniquement à partir des sources que vous avez ajoutées.
Étape 3 : rédigez des réponses exactes pour les faits qui ne doivent pas varier
Les horaires des réunions, la démarche d'adhésion et vos coordonnées doivent recevoir la même réponse à chaque fois. Pour celles-ci, rédigez une réponse enregistrée sur la page « Knowledge ». Ajoutez la question comme un membre la poserait, ajoutez jusqu'à cinq autres façons de la poser, rédigez la réponse et choisissez « Reply with this answer exactly ». Une réponse enregistrée est active dès que vous l'enregistrez, sans attendre une synchronisation. Vos pages changent quand le calendrier change, et OneType relit votre site web selon un calendrier et ne met à jour que ce qui a changé.
Étape 4 : laissez les gens poser leurs questions dans leur propre langue
De nombreux clubs et associations s'adressent à des membres qui parlent plusieurs langues. Le chat répond dans la langue dans laquelle chaque personne écrit, même si vos pages ne sont que dans une seule langue, et les sources qu'il cite restent vos pages d'origine. Testez-le avec une question dans une autre langue que vous savez vérifier, et posez-en une que vos pages ne couvrent pas : le chat doit dire qu'il ne sait pas et proposer l'étape suivante que vous avez choisie.
Étape 5 : décidez ce qui se passe quand personne n'est là, et passez en revue les questions
Choisissez ce que fait le chat quand il ne peut pas répondre. Il peut afficher un formulaire de contact, qui demande un e-mail, pour qu'un bénévole puisse répondre à son retour. Le passage à un humain est désactivé tant que vous ne l'activez pas pour un agent ; une fois activé, un visiteur peut demander une personne pendant les horaires d'ouverture que vous avez définis et tant que quelqu'un de votre équipe est en ligne. Au bout d'une semaine, ouvrez les questions auxquelles le chat n'a pas su répondre : elles sont regroupées par sens, avec un compteur, pour que vous voyiez ce qu'il faut ajouter à une page ou transformer en réponse enregistrée.
Essayez-le sur le site web de votre club ou association
Voyez comment les réponses enregistrées gardent les faits clés exacts, consultez la page clubs et associations, et voyez comment le chat est entraîné sur votre site web, ou commencer gratuitement.