So trainieren Sie einen Chatbot mit PDFs und Dokumenten
Nicht alles, wonach Ihre Kunden fragen, steht auf Ihrer Website. Produkthandbücher, Rückgaberichtlinien, Preislisten, Gästeinformationen und interne Notizen liegen oft in Dokumenten. Ein KI-Chatbot kann aus diesen Dokumenten antworten, mit denselben nummerierten Quellen wie bei Ihren Webseiten, sodass ein Besucher sehen kann, aus welcher Seite welcher Datei eine Antwort stammt. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Ihre Dateien vorbereiten, was OneType lesen kann und was nicht und wie Sie den Chat auf dem aktuellen Stand halten, wenn sich ein Dokument ändert.
Schritt 1: Die Dokumente zusammentragen, von denen die Fragen Ihrer Kunden abhängen
Gehen Sie von den Fragen aus, nicht vom Ordner. Sehen Sie sich die Fragen an, die Kunden per E-Mail und im Chat stellen, und suchen Sie zu jeder das Dokument, das die Antwort enthält: ein Handbuch, eine Richtlinie, ein FAQ-Blatt, eine Speisekarte, eine Spezifikation. Lassen Sie alles weg, aus dem Sie keine Antwort zitiert sehen möchten, etwa interne Entwürfe oder Dokumente mit personenbezogenen Daten. Eine kurze Liste von zehn guten Dokumenten ist besser als hundert veraltete.
Schritt 2: Prüfen, ob die Dateien gelesen werden können
OneType liest fünf Dateitypen: PDF, Word (.docx), Markdown, reinen Text und CSV. Eine Datei darf in kostenpflichtigen Tarifen bis zu 25 MB groß sein, im Tarif Free bis zu 5 MB, und ein PDF darf bis zu 2.000 Seiten haben. PowerPoint-, Excel- (.xlsx), alte Word- (.doc) und HTML-Dateien werden nicht akzeptiert. OneType liest außerdem keinen Text aus Bildern, daher braucht ein gescanntes PDF oder das Foto eines Dokuments zuerst eine Texterkennung: Es enthält Bilder von Seiten, keinen Text, und der Chat hat nichts zum Lernen. Öffnen Sie Ihr PDF und versuchen Sie, einen Satz zu markieren; wenn das nicht geht, ist es ein Scan.
Schritt 3: Dateien hochladen oder Text einfügen
Fügen Sie auf der Seite „Knowledge“ unter „Files“ Dateien hinzu, indem Sie sie hineinziehen oder von Ihrem Computer auswählen; jeder Upload zeigt seinen eigenen Fortschritt. Für eine kurze Richtlinie, eine Liste von Öffnungszeiten oder alles, was Sie lieber eintippen, fügen Sie eine „Text“-Quelle hinzu: Geben Sie ihr einen Titel und fügen Sie bis zu 200.000 Zeichen ein. In Markdown geschriebene Überschriften und Listen bleiben erhalten, sodass Antworten den richtigen Abschnitt zitieren können. Jede Datei wird in Abschnitte zerlegt, die ihren Überschriften folgen, damit eine Quelle auf den richtigen Teil eines langen Dokuments verweist. Überschriften, Listen und Tabellen bleiben erhalten, und PDF-Seitenzahlen können in den Quellen erscheinen. Kann eine Datei nicht gelesen werden, erhalten Sie eine klare Begründung, etwa eine gescannte, beschädigte oder passwortgeschützte Datei oder ein Typ, den OneType nicht liest.
Schritt 4: Die Antworten testen und bei Bedarf exakte Formulierungen ergänzen
Öffnen Sie den Test-Chat und stellen Sie die Fragen aus Schritt 1. Prüfen Sie, ob jede Antwort die richtige Datei und bei einem PDF die richtige Seite zeigt. Fehlt eine Antwort oder ist sie falsch, liegt die Ursache meist an unklarem Text im Dokument: Korrigieren Sie das Dokument und laden Sie es erneut hoch. Für Antworten, die nie variieren dürfen, etwa Preise, Garantiebedingungen oder Rückgaberegeln, schreiben Sie eine gespeicherte Antwort und wählen „Reply with this answer exactly“. Text, der der KI Anweisungen gibt oder Besucher nach Passwörtern oder Kartennummern fragt, wird beim Speichern abgelehnt, und OneType nennt die Zeile, die zu entfernen ist.
Schritt 5: Dokumente aktuell halten
Eine Datei wird nicht nach einem Zeitplan erneut gelesen. Ändert sich ein Dokument, laden Sie eine neue Version hoch. Jede Datei und jede Textquelle zählt als eine Seite auf die Seitengesamtzahl Ihres Tarifs, und ihre Größe zählt auf den Speicherplatz Ihres Tarifs, den alle Agenten in Ihrem Workspace gemeinsam nutzen; OneType teilt Ihnen vorher mit, wenn eine Datei das Limit überschreiten würde, und sagt, wie viel Platz noch bleibt. Website-Seiten dagegen werden nach dem Zeitplan Ihres Tarifs erneut gelesen. Sehen Sie einmal pro Woche nach den Fragen, die der Chat nicht beantworten konnte, nach Bedeutung gruppiert und mit den häufigsten zuerst, und entscheiden Sie, ob die fehlende Antwort in ein Dokument, auf eine Seite oder in eine gespeicherte Antwort gehört.
Bringen Sie Ihrem Chat anhand Ihrer Dokumente etwas bei
Sehen Sie, welche Dateien funktionieren: Dateien und Text, erfahren Sie mehr über gespeicherte Antworten, oder starten Sie kostenlos.