Cómo entrenar un chatbot con PDF y documentos
No todo lo que preguntan sus clientes está en su sitio web. Los manuales de producto, las políticas de devolución, las listas de precios, la información para huéspedes y las notas internas suelen estar en documentos. Un chatbot de IA puede responder con esos documentos con las mismas fuentes numeradas que sus páginas web, para que un visitante vea de qué página de qué archivo salió una respuesta. Esta guía muestra cómo preparar sus archivos, qué puede y qué no puede leer OneType, y cómo mantener el chat al día cuando cambia un documento.
Paso 1: reúna los documentos de los que dependen las preguntas de sus clientes
Empiece por las preguntas, no por la carpeta. Mire las preguntas que los clientes hacen por correo y chat, y para cada una busque el documento que contiene la respuesta: un manual, una política, una hoja de preguntas frecuentes, una carta, una ficha técnica. Deje fuera todo aquello de lo que no querría que se citase una respuesta, como borradores internos o documentos con datos personales. Una lista corta de diez buenos documentos vale más que cien desactualizados.
Paso 2: compruebe que los archivos se pueden leer
OneType lee cinco tipos de archivo: PDF, Word (.docx), Markdown, texto sin formato y CSV. Un archivo puede pesar hasta 25 MB en los planes de pago y 5 MB en Free, y un PDF puede tener hasta 2.000 páginas. No se aceptan archivos de PowerPoint, Excel (.xlsx), Word antiguo (.doc) ni HTML. OneType tampoco lee texto de imágenes, así que un PDF escaneado o una foto de un documento necesita primero reconocimiento de texto: contiene imágenes de páginas, no texto, y no hay nada de lo que el chat pueda aprender. Abra su PDF e intente seleccionar una frase; si no puede, es un escaneado.
Paso 3: suba archivos o pegue texto
En la página “Knowledge”, añada “Files” y suéltelos o elíjalos desde su ordenador; cada subida muestra su propio progreso. Para una política breve, una lista de horarios o cualquier cosa que prefiera escribir, añada una fuente “Text”: póngale un título y pegue hasta 200.000 caracteres. Los encabezados y las listas escritos en Markdown se conservan, así las respuestas pueden citar la sección correcta. Cada archivo se divide en pasajes que siguen sus encabezados, de modo que una fuente apunta a la parte correcta de un documento largo. Se conservan los encabezados, las listas y las tablas, y los números de página del PDF pueden aparecer en las fuentes. Si un archivo no se puede leer, recibe un motivo claro, como un archivo escaneado, dañado o protegido con contraseña, o un tipo que OneType no lee.
Paso 4: pruebe las respuestas y añada redacción exacta donde haga falta
Abra el chat de prueba y haga las preguntas del paso 1. Compruebe que cada respuesta muestra el archivo correcto y, para un PDF, la página correcta. Si una respuesta falta o es errónea, la causa suele ser un texto poco claro en el documento: corrija el documento y vuelva a subirlo. Para las respuestas que nunca deben variar, como precios, condiciones de garantía o normas de devolución, escriba una respuesta guardada y elija “Reply with this answer exactly”. El texto que da órdenes a la IA, o que pide a los visitantes contraseñas o números de tarjeta, se rechaza al guardarlo, y OneType nombra la línea que hay que quitar.
Paso 5: mantenga al día los documentos
Un archivo no se vuelve a leer según un calendario. Cuando un documento cambia, suba una versión nueva. Cada archivo o fuente de texto cuenta como una página en el total de páginas de su plan, y su tamaño cuenta en el almacenamiento de su plan, compartido por todos los agentes de su workspace; OneType le avisa antes de que un archivo supere el límite y le dice cuánto espacio queda. Las páginas del sitio web, en cambio, se vuelven a leer según el calendario que fija su plan. Una vez por semana, mire las preguntas que el chat no pudo responder, agrupadas por significado con las más frecuentes primero, y decida si la respuesta que falta corresponde a un documento, a una página o a una respuesta guardada.
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