Come addestrare un chatbot su PDF e documenti
Non tutto ciò che i suoi clienti chiedono è sul suo sito. Manuali di prodotto, regole sui resi, listini, informazioni per gli ospiti e appunti interni stanno spesso nei documenti. Un chatbot IA può rispondere da quei documenti con le stesse fonti numerate delle sue pagine web, così un visitatore può vedere da quale pagina di quale file viene una risposta. Questa guida mostra come preparare i file, che cosa OneType può e non può leggere e come tenere la chat allineata quando un documento cambia.
Passo 1: raccolga i documenti da cui dipendono le domande dei clienti
Parta dalle domande, non dalla cartella. Guardi le domande che i clienti fanno per email e in chat e, per ciascuna, trovi il documento che contiene la risposta: un manuale, un regolamento, una scheda FAQ, un menu, una scheda tecnica. Lasci fuori tutto ciò da cui non vorrebbe che una risposta fosse citata, come bozze interne o documenti con dati personali. Un breve elenco di dieci buoni documenti vale più di cento superati.
Passo 2: controlli che i file si possano leggere
OneType legge cinque tipi di file: PDF, Word (.docx), Markdown, testo semplice e CSV. Un file può arrivare a 25 MB nei piani a pagamento e a 5 MB in Free, e un PDF può avere fino a 2.000 pagine. I file PowerPoint, Excel (.xlsx), Word vecchi (.doc) e HTML non sono accettati. OneType non legge nemmeno il testo nelle immagini, quindi un PDF scansionato o la foto di un documento richiede prima il riconoscimento del testo: contiene immagini di pagine, non testo, e la chat non ha nulla da cui imparare. Apra il suo PDF e provi a selezionare una frase; se non ci riesce, è una scansione.
Passo 3: carichi i file o incolli il testo
Nella pagina “Knowledge”, aggiunga “Files” e li trascini o li scelga dal suo computer; ogni caricamento mostra il proprio avanzamento. Per una breve regola, un elenco di orari di apertura o qualsiasi cosa preferisca scrivere, aggiunga una fonte “Text”: le dia un titolo e incolli fino a 200.000 caratteri. Titoli ed elenchi scritti in Markdown vengono mantenuti, così le risposte possono citare la sezione giusta. Ogni file viene diviso in passaggi che seguono i suoi titoli, così una fonte punta alla parte giusta di un documento lungo. Titoli, elenchi e tabelle vengono mantenuti, e i numeri di pagina dei PDF possono comparire nelle fonti. Se un file non può essere letto, riceve un motivo chiaro, come un file scansionato, danneggiato o protetto da password, o di un tipo che OneType non legge.
Passo 4: provi le risposte e aggiunga formulazioni esatte dove servono
Apra la chat di prova e faccia le domande del passo 1. Controlli che ogni risposta mostri il file giusto e, per un PDF, la pagina giusta. Se una risposta manca o è sbagliata, la causa è di solito un testo poco chiaro nel documento: corregga il documento e lo carichi di nuovo. Per le risposte che non devono mai variare, come prezzi, condizioni di garanzia o regole sui resi, scriva una risposta salvata e scelga “Reply with this answer exactly”. Il testo che dà ordini all'IA, o che chiede ai visitatori password o numeri di carta, viene rifiutato quando lo salva, e OneType indica la riga da rimuovere.
Passo 5: tenga i documenti aggiornati
Un file non viene riletto secondo una pianificazione. Quando un documento cambia, carichi una nuova versione. Ogni file o fonte di testo conta come una pagina nel totale di pagine del suo piano, e la sua dimensione conta nello spazio del suo piano, condiviso da tutti gli agenti del suo workspace; OneType la avvisa prima che un file superi il limite e le dice quanto spazio resta. Le pagine del sito, invece, vengono rilette secondo la pianificazione stabilita dal suo piano. Una volta a settimana, guardi le domande a cui la chat non ha saputo rispondere, raggruppate per significato con le più frequenti per prime, e decida se la risposta mancante va in un documento, in una pagina o in una risposta salvata.
Addestri la sua chat dai suoi documenti
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