Comment entraîner un chatbot sur des PDF et des documents
Tout ce que vos clients demandent ne se trouve pas sur votre site web. Manuels produit, règles de retour, grilles de prix, informations pour les clients et notes internes se trouvent souvent dans des documents. Un chatbot IA peut répondre à partir de ces documents avec les mêmes sources numérotées que vos pages web, pour qu'un visiteur voie de quelle page de quel fichier vient une réponse. Ce guide montre comment préparer vos fichiers, ce que OneType peut lire ou non et comment garder le chat à jour quand un document change.
Étape 1 : rassemblez les documents dont dépendent les questions de vos clients
Partez des questions, pas du dossier. Regardez les questions que les clients posent par e-mail et par chat, et pour chacune, trouvez le document qui contient la réponse : un manuel, une règle, une fiche FAQ, une carte, une fiche technique. Écartez tout ce dont vous ne voudriez pas qu'une réponse cite un extrait, comme des brouillons internes ou des documents contenant des données personnelles. Une courte liste de dix bons documents vaut mieux que cent documents périmés.
Étape 2 : vérifiez que les fichiers sont lisibles
OneType lit cinq types de fichiers : PDF, Word (.docx), Markdown, texte brut et CSV. Un fichier peut peser jusqu'à 25 Mo avec les offres payantes et 5 Mo avec Free, et un PDF peut compter jusqu'à 2 000 pages. Les fichiers PowerPoint, Excel (.xlsx), Word ancien (.doc) et HTML ne sont pas acceptés. OneType ne lit pas non plus le texte dans les images : un PDF numérisé ou une photo de document demande d'abord une reconnaissance de texte, car il contient des images de pages, pas du texte, et le chat n'a rien à en apprendre. Ouvrez votre PDF et essayez de sélectionner une phrase ; si vous n'y arrivez pas, c'est un scan.
Étape 3 : importez des fichiers ou collez du texte
Dans la page « Knowledge », ajoutez des fichiers (« Files ») et déposez-les ou choisissez-les sur votre ordinateur ; chaque import affiche sa propre progression. Pour une courte règle, une liste d'horaires ou tout ce que vous préférez saisir, ajoutez une source de texte (« Text ») : donnez-lui un titre et collez jusqu'à 200 000 caractères. Les titres et listes écrits en Markdown sont conservés, si bien que les réponses peuvent citer la bonne section. Chaque fichier est découpé en passages qui suivent ses titres, pour qu'une source pointe vers la bonne partie d'un long document. Les titres, listes et tableaux sont conservés, et les numéros de page des PDF peuvent apparaître dans les sources. Si un fichier ne peut pas être lu, vous obtenez une raison claire, par exemple un fichier numérisé, endommagé ou protégé par mot de passe, ou un type que OneType ne lit pas.
Étape 4 : testez les réponses et ajoutez une formulation exacte si nécessaire
Ouvrez le chat de test et posez les questions de l'étape 1. Vérifiez que chaque réponse montre le bon fichier et, pour un PDF, la bonne page. Si une réponse manque ou est fausse, la cause est généralement un texte peu clair dans le document : corrigez le document et importez-le à nouveau. Pour les réponses qui ne doivent jamais varier, comme les prix, les conditions de garantie ou les règles de retour, rédigez une réponse enregistrée et choisissez « Reply with this answer exactly ». Un texte qui donne des ordres à l'IA, ou qui demande aux visiteurs des mots de passe ou des numéros de carte, est refusé à l'enregistrement, et OneType indique la ligne à supprimer.
Étape 5 : gardez les documents à jour
Un fichier n'est pas relu selon un calendrier. Quand un document change, importez-en une nouvelle version. Chaque fichier ou source de texte compte pour une page dans le total de pages de votre offre, et sa taille compte dans le stockage de votre offre, partagé par tous les agents de votre espace de travail ; OneType vous prévient avant qu'un fichier ne dépasse et indique la place restante. Les pages du site web, elles, sont relues selon le calendrier fixé par votre offre. Une fois par semaine, regardez les questions auxquelles le chat n'a pas su répondre, regroupées par sens avec les plus fréquentes en premier, et décidez si la réponse manquante doit aller dans un document, sur une page ou dans une réponse enregistrée.
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