En bref
- Cinq types de fichiers.PDF, Word (.docx), Markdown, texte brut et CSV, jusqu'à 25 Mo par fichier avec les offres payantes et 5 Mo avec Free.
- La structure est conservée.Les titres, listes et tableaux sont conservés, et les numéros de page des PDF peuvent s'afficher dans les sources.
- Collez le texte directement.Ajoutez une politique ou un extrait comme source texte, jusqu'à 200 000 caractères.
- Des raisons claires en cas d'échec.Un fichier numérisé ou endommagé vous dit pourquoi il n'a pas pu être lu.
Tout ce que demandent vos visiteurs n'est pas sur votre site web. Manuels produit, politiques de retour, grilles de prix et notes internes vivent souvent dans des documents. OneType vous permet de les ajouter directement, pour que votre agent réponde à partir d'eux avec les mêmes citations que pour vos pages web.
Importez vos fichiers
Sur la page « Knowledge », ajoutez « Files » et déposez-les ou choisissez-les sur votre ordinateur. Chaque import affiche sa propre progression. OneType lit ces types :
- PDF, chaque page étant conservée pour que les sources puissent afficher le numéro de page
- Word (.docx), avec titres, listes et tableaux conservés
- Markdown et texte brut
- CSV, transformé en tableau que l'agent peut lire
Un fichier peut peser jusqu'à 25 Mo avec les offres payantes et 5 Mo avec Free, et un PDF compter jusqu'à 2 000 pages.
Collez plutôt du texte
Pour une courte politique, une liste d'horaires d'ouverture ou tout ce que vous préférez taper, ajoutez une source « Text ». Donnez-lui un titre et collez jusqu'à 200 000 caractères. Les titres et listes écrits en Markdown sont conservés, pour que les réponses puissent citer la bonne section. Pour la modifier plus tard, modifiez le texte et il se synchronise de nouveau.
Lu avec soin et en sécurité
Chaque fichier est découpé en passages qui suivent ses titres, pour qu'une source pointe vers la bonne partie d'un long document. Chaque fichier est ouvert dans un lecteur isolé et limité dans le temps, et OneType vérifie qu'un fichier est bien ce que son nom prétend avant de le lire. Un fichier qui se fait passer pour un PDF est repéré.
Un texte qui donne des ordres à l'IA, ou demande aux visiteurs des mots de passe ou des numéros de carte, est refusé à l'enregistrement, et OneType nomme la ligne à retirer.
Comment les fichiers sont comptés
Chaque fichier ou source texte compte pour une page dans le total de pages de votre offre, et sa taille compte dans le stockage de votre offre. Les deux sont partagés par tous les agents de votre espace de travail. Si un fichier dépassait la limite, OneType vous le dit avant l'ajout et indique la place restante.
Quand un fichier ne peut pas être lu
Vous obtenez une raison claire plutôt qu'un échec silencieux. La plus courante est un PDF numérisé : il contient des images de pages, pas du texte, donc l'agent n'a rien à en apprendre. D'autres raisons sont un fichier endommagé ou protégé par mot de passe, ou un type de fichier que OneType ne lit pas.
Limites à connaître
OneType ne lit pas le texte dans les images, donc les PDF numérisés et les photos de documents ont d'abord besoin d'une reconnaissance de texte. Les fichiers PowerPoint, Excel (.xlsx), anciens Word (.doc) et HTML ne sont pas acceptés. Les fichiers et le texte collé partagent le stockage de votre offre, compté sur l'ensemble de votre espace de travail, vérifiez-le donc avant d'importer de très gros fichiers. Un fichier n'est pas relu selon un calendrier ; importez une nouvelle version quand il change.